Onboarding ist ein strategischer Erfolgsfaktor, der über die Motivation, Bindung und Produktivität neuer Mitarbeitender entscheidet. Der oder die »Neue« muss sich in unbekannten Rahmenbedingungen zurechtfinden, die Erwartungen verstehen und die internen »Spielregeln« kennenlernen. Erst dann kann er oder sie einen produktiven Beitrag leisten und Erwartungen der Organisation erfüllen.
Gestaltungsfelder für wirksames Onboarding
Die Forschungs- und Innovationszentren für Future Skills sowie für Transformation und Governance der Fraunhofer HNFIZ stellen in ihrem neu erschienenen Whitepaper die Gestaltungsfelder für ein wirksames Onboarding in Unternehmen vor. Anhand einer »Employee Journey« werden die drei Schlüsselaspekte des Onboardings veranschaulicht:
Generationenmanagement: In Unternehmen treffen mehrere Generationen aufeinander, was Chancen für Innovation bietet und zugleich Konflikte verursachen kann. Als Praxistipp empfiehlt das Whitepaper das Format »Generationen-Dialog«. Hier berichten Vertreterinnen und Vertreter verschiedener Generationen in offenen Gesprächsrunden darüber, was sie geprägt hat; der Austausch zeigt, dass unterschiedliche Einstellungen nicht automatisch Konflikte bedeuten, sondern oft Spiegel wandelnder Werte sind und Missverständnisse vermeiden helfen – eine wichtige Grundlage für erfolgreiche Zusammenarbeit.
Wissenstransfer: Durch die zunehmende Digitalisierung gewinnt der intergenerationelle Wissenstransfer an Bedeutung. Eine Brücke zwischen älteren und jüngeren Mitarbeitenden verbindet Erfahrungswissen mit digitalen Kompetenzen und stärkt Zusammenarbeit sowie Innovation. Ein strukturierter Wissenstransfer im Onboarding – durch formelle Maßnahmen und informellen Austausch – sichert Schlüsselwissen, macht Lernen sichtbar und hilft, Missverständnisse zu vermeiden.
Führung: Führungskräfte tragen die zentrale Verantwortung für Planung, inhaltliche Ausgestaltung und aktive Umsetzung des Onboarding-Plans. Sie schaffen psychologische Sicherheit durch Wertschätzung, klare Kommunikation und regelmäßige Gespräche, beginnend im Preboarding. Durch transformationale Führung und frühzeitige Team-Einbindung fördern sie Motivation, Lerntransfer und eine nachhaltige Integration neuer Mitarbeitender.
Neben diesen Gestaltungsfeldern inklusive vieler praxisnaher Umsetzungsbeispiele und -formate enthält das Whitepaper mit dem Transformations- und Innovationsnavigator (TIN) zudem ein Instrument, das Unternehmen für Onboarding-Prozesse einsetzen können. Ziel ist es, neue Mitarbeitende nicht nur in bestehende Strukturen einzubinden, sondern zugleich dazu zu befähigen, aktiv zur Weiterentwicklung des Unternehmens beizutragen. »Mit dem Transformations- und Innovationsnavigator kann man wie bei einem U-Bahn-Plan verschiedene Stationen und Pfade durchlaufen, je nachdem, was erreicht oder verändert werden soll – in dem Fall das erfolgreiche Onboarding. Von der Vorbereitung über die fachliche Integration bis hin zur kulturellen Verankerung«, sagt Caroline Raps, Studienautorin vom Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO.
Das Whitepaper verdeutlicht: Onboarding ist eine gemeinschaftliche Aufgabe, die nur durch ein harmonisches Zusammenspiel des Personalwesens und des jeweiligen Fachbereichs erfolgreich bewältigt werden kann. »Gutes Onboarding verknüpft klare Strukturen, effiziente Abläufe und passende Tools mit Motivation, Zugehörigkeit und kultureller Integration. Nur wenn beide Ebenen zusammenwirken, bleiben Mitarbeitende langfristig am Unternehmen gebunden und tragen zur Leistungsfähigkeit bei«, betont Prof. Dr.-Ing. Marc Rüger, stv. Institutsleiter des Fraunhofer-Informationszentrum für Raum und Bau IRB und Sprecher des Forschungs- und Innovationszentrum für Transformation und Governance.
Das Whitepaper »Das Onboarding in Unternehmen wirksam gestalten« steht Unternehmen und Organisationen kostenlos zur Verfügung und kann ab sofort online heruntergeladen werden.
Fraunhofer Heilbronn Forschungs- und Innovationszentren HNFIZ